Materi Pengantar Administrasi Perkantoran BAB 1

A. Pengertian dan Simbol-simbol SOP

1.   Konsep SOP

a.     Pengertian SOP

Berikut ini beberapa definisi SOP.

1)    SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

2)    SOP merupakan baggian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasian secara terus menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi. (Gareth R.Jones dalam buku Organizational Theory).

3)    Standar Operasional Prosedur merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. (Perry dan Potter, 2005).

4)    SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. (Lingappan, 2000).

Berdasarkan berbagai definisi tersebut, disimpulkan bahwa SOP (Standar Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan didokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis.

b.     Tujuan SOP

SOP yang baik harus mendasarkan pada tujuan berikut.

1)    Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.

2)    Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staf secara sistematis dan general.

3)    Menghindari “error” dalam proses kerja.

4)    Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.

5)    Memudahkan monitoring dan menjalankan fungsi fungsi kontrol dari setiap proses kerja.

6)    Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.

c.      Fungsi SOP

Fungsi Standard Operating Procedure adalah untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan yang dibutuhkan, yang ada dalam setiap kegiatan yang dituangkan kedalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Secara rinci fungsi SOP sebagai berikut.

1)    Memperlancar tugas petugas/ pegawai atau tim unit kerja.

2)    Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3)    Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

4)    Mengarahkan petugas/ pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5)    Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

d.     Manfaat SOP

Manfaat yang diperoleh dengan pembuatan SOP antara lain :

1)    Efisiensi waktu, karena semua proses menjadi lebih cepat ketika pekerjaan itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan sudah tercantum dalam SOP sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan selama masa kerja.

2)    Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.

3)    Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Ini merupakan standarisasi bagaimana seorang karyawan menyelesaikan tugasnya.

4)    Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.

5)    Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai kurang dalam melakukan pelayanan.

6)    Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.

7)    Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas ketika diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban kerja. Bersamaan dengan itu dapat juga meningkatkan comparability, credibility, dan defensibility.

8)    Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

9)    Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

e.      Ruang lingkup SOP

Ruang lingkup SOP meliputi semua prses yang terjadi dalam suatu prusahaan baik administrasi maupun tindakan langsung, baik internal mauoun eksternal perusahaan yang dilaksanakan oleh tiap-tiap unit departemen.

f.       Jenis SOP

Jenis-jenis SOP, sebagai berikut.

1)    SOP berdasarkan sifat kegiatan

a        SOP teknis

Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini pada umumnya mempunyai ciri-ciri berikut.

(1)  Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.

(2)  Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

SOP teknis banyak digunakan pada bidang bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, dan lainnya. Dalam bidang kesehatan,pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau jabatan tunggal, anatara lain : pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya. Contoh SOP teknis adalah: SOP pengujian sampel di Laboratorium, SOP perakitan kendaraan, SOP penggandaan surat, dan SOP pemberian disposisi.

b       SOP Administratif

SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. SOP administratif pada umumnya dicirikan sebagai berikut ini.

(1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.

(2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

2)    SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan

SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis berikut.

a        SOP makro

SOP makro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencapai beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksananya (misalnya, menteri X mengirimkan surat ke menteri Y, yang mengirim surat adalah kurir).

b       SOP Mikro

SOP mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP Makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP Makro) yang lebih besar cakupannya. Contoh : SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat SOP merupakan SOP mikro dari pengelolaan surat.

3)    SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis berikut.

a        SOP final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh : SOP penyusunan pedoman merupakan SOP final dari SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis.

b       SOP parsial

SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh : SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP penyusunan pedoman. SOP penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis yang merupakan bagian (parsial) dari SOP penyelenggaraan bimbingan teknis.

4)    SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan

SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis berikut.

a        SOP generik

SOP generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksana. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh : SOP pengelolaan keuangan di satker A dan SOP pengelolaan keuangan di satker B memiliki SOP generik. SOP pengelolaan keuangan dengan aktor : KPA, KPK, Bendahara, dan seterusnya.

b       SOP spesifik

SOP spesifik (khusus)  adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tepat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh : SOP pelaksanaan publikasi hasil uji laboratorium A pada intansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di intansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya meskipun di intansi Z sekalipun.

2.    Simbol-simbol SOP

Pembuatan SOP biasanya berbentuk diagram atau flowchart atau diagram alir.

a        Pengertian dasar flowchart

Flowchart merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Dengan kata lain, flowchart merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian masalah. Flowchart merupakan cara penyajian suatu algoritma.

b       Tujuan flowchart

Tujuan pembuatan flowchart adalah menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar.

c        Model flowchart

Dalam penulisan flowchart dikenal dua model, yaitu sistem flowchart dan program flowchart.

1)    Sistem flowchart

Sistem flowchart yaitu bagan yang memperlihatkan urutan prosedur dan proses dari beberapa file didalam media tertentu. Melalui flowchart ini terlihat jenis media penyimpanan yang dipakai dalam pengolahan data. Sistem flowchart juga menggambarkan file yang dipakai sebagai input dan output dan tidak digunakan untuk menggambarkan urutan langkah untuk memecahkan masalah. Sistem flowchart hanya untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang dibentuk.

2)    Program flowchart.

Program flowchart yaitu bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan proses dalam suatu program. Dua jenis metode penggambaran program flowchart, sebagai berikut.

a)     Conceptual flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara global.

b)    Detail flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara rinci.

d       Simbol-simbol flowchart

Simbol-simbol yang dipakai dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok berikut.

1)    Flow direction symbols

Flow direction symbols disebut juga connecting line yang digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain. Berikut macam-macam bentuk flow direction symbols.

2)    Processing symbols

Processing symbols menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/ prosedur. Berikut maam-macam bentuk processing symbols.

3)    Input/ Output symbols

Input/ Output symbols menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output. Berikut macam-macam bentuk input/ output symbols.