Materi Pengantar Administrasi Perkantoran BAB 2-4

BAB 2
1.    Pengertian Manajemen Waktu

Berikut ini pengertian manajemen waktu menurut para ahli:

a.        Menurut Forsyth (2009)

Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektivitas dan efesiensi juga produktivitas.

b.       Atkinson (1994)

Manajemen waktu adalah suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seseorang yang dilakukan secara terencana agar individu dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya.

c.        Orr (dalam Atkinson, 1994)

Manajemen waktu sebagai kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat yang maksimal.

d.       Haynes (1994)

Manajemen waktu adalah suatu proses pribadi dengan memanfaatkan analisis dan perencanaan dalam menggunakan waktu untuk meningkatkan efektivitas dan efisien.

e.        Higgins (dalam Atkinson, 1994)

Manajemen waktu sebagai proses untuk menjadikan waktu lebih produktif, dengan cara mengatur apa yang dilakukan dalam waktu tersebut.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah suatu kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien sehingga tercapai produktivitas yang maksimal. Manajemen waktu akan membuat individu dapat memprioritaskan kegiatan yang sebenarnya memiliki konsekuensi tinggi untuk dituntaskan tetapi cenderung ditunda-tunda penyelesaiannya.

2.  Fungsi Manajemen Waktu

Mengapa penting untuk memanajemen waktu? Ada beberapa alasan lainnya sebagai berikut:

a.        Karena waktu kita terbatas, sedangkan pekerjaan makin menambah.

b.       Manajemen waktu membantu kita untuk bekerja lebih efektif dengan skala prioritas.

c.        Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress, karena kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya.

d.       Manajemen waktu membuat kita produktif, karena dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan dapat membantu kita menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajai cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup.

Arti penting me-manage waktu sebagai berikut:

a.     Membantu membuat prioritas.

b.     Mengurangi kecenderungan untuk menunda.

c.      Membantu kita menghindari “tabrakan waktu”.

d.     Memberi kita kebebasan dan kendali karena manajemen waktu tidak akan membatasi ruang gerak seseorang.

e.      Membantu kita menghindari perasaan bersalah.

f.       Membantu mengevaluasi kemajuan kita.

3.  Teknik Manajemen waktu

Teknik manajemen waktu dapat dikelompokkan menjadi tiga macam, sebagai berikut.

a.  Teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas.

1.     Pengertian skala prioritas

Skala prioritas yang tepat yaitu dengan mendahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski tidak begitu penting, tidak dilanjutkan dengan pekerjaan yang penting dan tidak mendesak. Prioritas terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan juga tidak mendesak.

2.     Kriteria skala prioritas

Ada 4 kategori skala prioritas sebagai berikut.

a)     Urgent dan important (mendesak dan penting)

Tipe pekerjaan dengan skala prioritas penting dan mendesak harus diprioritaskan untuk diselesaikan terlebih dahulu. Tugas tersebut bisa kita seleksi dari kapan tugas tersebut masuk ke daftar kerja hingga kapan tugas itu harus selesai. Jika jarak antara tanggal masuk dan tanggal selesai sangat dekat, maka bisa dipastikan kalau tugas itu memang sangat penting dan mendesak. Oleh karena, itu kita harus mendahulukan jenis skala prioritas ini. Jangan pernah menunda pekerjaan yang masuk dalam kategori ini.

b)    Not Urgent but important (penting)

Tipe pekerjaan dengan prioritas seperti ini sebaiknya disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan kita kembali. Karena ada baiknya kita menggunakan waktu produktif buntuk mengerjakan seteiap pekerjaan yang bernilai penting sebelum pekerjaan ini naik kelas skala prioritasnya menjadi penting dan mendesak. Kerjakan skala prioritas ini dengan penuh semangat dan gairah.

c)     Urgent but not important (mendesak)

Pekerjaan ini terkadang datang dari orang diluar anda. Misalnya ketika mereka minta bantuan anda. Hal ini bisa saja menggangu waktu produktif anda untuk mengerjakan pekerjaan yang skalanya penting. Maka, ketika sedang mengerjakan pekerjaan penting anda boleh saja menolaknya. Apalagi jika pekerjaan mendesak ini membuat anda kewalahan menyelesaikan tugas anda. Anda juga bisa mengatakan pada mereka untuk menunggu hingga apa yang anda kerjakan sekarang sudah selesai.

d)    Not urgent dan not important (tidak penting dan tidak mendesak)

Pekerjaan dengan tipe prioritas seperti ini sebaiknya anda hindari. Namun bukan berarti tidak dikerjakan. Tetapi anda bisa mengesampingkannya sampai semua pekerjaan dengan skala pioritas lebih tinggi tuntas. Apalagi kalau pekerjaan ini diciptakan oleh orang lain.

3.     Langkah-langkah menyusun prioritas

Langkah-langkah menyusun prioritas sebagai berikut.

a)     Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup anda beserta target waktu pencapaiannya. Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama, misalnya 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun kedepan.

b)    Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap. Tuliskan apa saja yang dikerjakan dalam 1 minggu kedepan. Membuat rencana mingguan akan membantu anda untuk fokus pada penyelesaian pekerjaan. Kegiatan-kegiatan utama yang menunjang tujuan, dan dengan sendirinya anda akan mencapai lebih banyak.

4.     Faktor penghambat penetapan prioritas

Banyak hal yang dapat menggangu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses pencapaian tujuan anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai sebagai berikut.

a)     Zona nyaman serta zona berani.

b)    Ketakutan menjadi penghambat.

c)     Bangkit lagi ketika gagal.

d)    Menaklukkan cobaan.

e)     Tidak berani berkata “TIDAK”.

b. Teknik manajemen waktu berdasarkan delegasi

1.     Pengertian delegasi

Salah satu dimensi pengelolaan waktu yang penting adalah delegasi (delegation) secara singkat dapat dikatakan bahwa delegasi adalah pemberiaan sebagain tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain. Jadi dengan mengadakan delegasi itu kita mangakui bahwa kita membutuhkan bantuan orang lain mengemban tanggung jawab, mengajak orang lain untuk ikut serta dalam kerja kita dan memberikan kepadanya bagian dari tugas-tugas kita, kita memberikan kepadanya kekuasaan untuk melakukan tugas itu, kita menciptakan tanggung jawab pada orang yang kita beri delegasi itu dalam hubungan kita sejajar dengan pertanggungjawaban kita kepada atasan. Bila mengadakan delegasi, kita minta kepada orang lain agar ikut serta memikul sebagian tanggung jawab dair tugas-tugas kita. Kita member kepada kewibawaan, hak untuk membuat keputusan dibidang yang ada dalam lingkup tugas yang kita berikan kepadanya.

Dengan demikian, delegasi adalah pemberian otorisasiatau kekuasaan formal dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada rang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

2.     Cara menjalankan delegasi

Dalam menjalankan delegasi, seorang pemimpin sering ragu-ragu dalam menjalankan delegasi sebab ada hal-hal yang sering kita mendelegasikan pekerrjaan itu kepada orang lain, mempunyai rasa takut, ada resiko sebab ada perbedaan dan jarak antara kita dan orang yang kita serahi delegasi. Tetapi rasa takut itu tidak perlu meniadakan pentingnya delegasi. Ada unsur-unsur yang menyangkut dengan delelgasi sebagai berikut.

a)     Apa yang didelegasikan.

b)    Saling terbuka antara diberi delegasi dan menerima delegasi.

c)     Transparansi tentang delegasi.

d)    Ada harapan yang diserahi delegasi.

e)     Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya.

f)      Pengawasan yang wajar.

g)     Orang yang diserahi delegasi.

3.     Tugas yang perlu didelegasikan dan yang tidak boleh di delegasikan

Taylor (1993 : 55-56) mengatakan bahwa sepertinya sangat meringankan beban kerja jika tugas dapat diberikan kepada bawahan. Secara potensial, tugas yang dapat didelegasikan kepada bawahan dan mana yang tidak dapat dibagi menjadi seperti berikut.

a)     Manfaat yang didelegasikan pada masing-masing tugas yang termasuk dalam kategori tugas ini perlu dipertimbangkan.

b)    Pekerjaan rutin.

c)     Pekerjaan yang merupakan harus.

d)    Pekerjaan yang terlalu banyak.

e)     Hal-hal yang khusus.

f)      Pekerjaan terus-menerus sama.

g)     Proyek-proyek yang menyenangkan.

      Tugas yang tidak boleh didelegasikan sebagai berikut.

a)     Upacara

b)    Menentukan kebijakan

c)     Masalah-masalah personalia yang khusus

d)    Krisis

e)     Masalah-masalah rahasia.

4.     Orang diberi delegasi

Delegasi lebih dari sekedar memberikan orang untuk mengerjakan sesuatu. Dengan meengikuti cara pemilihan orang yang tepat dan teratur dan bijak, memilih bawahan dengan keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya, atau memilih staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berguna dari pekerjaan yang didelegasikan. Untuk suatu pekerjaan yang berbobot pastikan bahwa anda menunjukkan betapa pentingnya pekerjaan tersebut bagi organisasi. Departemen, sekolah, atau instansi jangan beranggapan bahwa anda akan secara otomatis memahami atau menghargai impas jangka panjang dari pekerjaan tersebut. Hal tersebut banyak memberikan konstribusi tersembunyi seperti berikut.

a)     Meningkatkan keahlian karyawan.

b)    Melengkapi kemampuan tim.

c)     Menunjukkan salah satu area yang ditargetkan untuk meengembangkan, untuk rencana pengembangan karier.

d)    Bantulah karyawan atau staf memperoleh pengalaman sehingga siap menghadapi masalah saat terjadi persoalan dalam pekerjaan.

Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga dapat berjalan efektif sebagai berikut.

a)     Dalam pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas harus diimbangi dengan pemberian tanggung jawab.

b)    Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang tepat, baik dari segi kualifikasi maupun segi fisik.

c)     Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan pemberian motivasi.

d)    Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaannya harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan mempunyai manfaat ganda sebagai berikut.

a)     Pimpinan dapat lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya.

b)    Putusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan pada unit yang tepat.

c)     Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi.

d)    Mendidik dan mengembangkan bawahan sehingga mampu diberi beban tugas yang lebih besar dan berat lagi nantinya.

c.   Teknik manajemen waktu berdasarkan asertif.

1)    Pengertian asertif

Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan orang lain, namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan pihak lain. Dalam bersikap asertif, seseorang dituntut untuk jujur terhadap dirinya dan jujur pula mengekspresikan perasaan, pendapat, dan kebutuhan secara proposional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan ataupun merugikan pihak lainnya. Seseorang yang asertif memiliki kriteria sebagai berikut.

a)     Merasa bebas untuk mengekspresikan perasaan, pikiran, dan keinginan.

b)    Mengetahui hak mereka.

c)     Mempu mengontrol kemarahan. Tidak berarti me-repsess peerasaan ini, akan tetapi mengontrol dan membicarakannya kembali dengan logis dan tidak dilandasi emosi.

Teknik manajemen waktu berdasarkan asertif  berarti adanya sikap tegas yang dikembangkan ketika berhubungan dengan banyak orang dalam berbagai aktivitas kehidupan. Dalam arti ketika ia dapat mengambil keputusan atau melakukan tindakan tertentu berdasarkan hasil pemikiran sendii tanpa sikap emosional, meledak-ledak, atau berperilaku lainnya. Ia menegakkan kemandiriannya tanpa bermaksud menyakiti hati orang lain. Ketegasan penuh kelembutan, ketegasan tanpa arogansi, itulah cirri asertif.

2)    Prinsip asertif

Prinsip asertif sebagai berikut.

a)     Kecakapan orang untuk berkata tidak, untuk meminta bantuan atau minta tolong orang lain.

b)    Kecakapan untuk mengekspresikan perasaan-perasaan positif maupun negatif.

c)     Kecakapan untuk melakukan inisiatif dan memulai pembicaraan.

Ada 3 kategori perilaku asertif  yaitu sebagai berikut.

a)     Asertif penolakan yaitu ucapan untuk memperhalus, misalnya, ucapan “maaf”.

b)    Asertif pujian yaitu mengekspresikan perasaan positif, misalnya menghargai, menyukai, mencintai, mengagumi, memuji, dan bersyukur.

c)     Asertif permintaan yaitu asertif yang terjadi kalau seseorang meminta orang lain melakukan sesuatu yang memungkinkan kebutuhan atau tujuan seseorang tercapai tanpa tekanan dan paksaan.

3)    Unsur-unsur asertif

Unsur-unsur dalam manajemen waktu berdasarkan asertif, sebagai berikut.

a)     Terbuka dan jelas

Upayakan berkomunikasi secara jelas dan spesifikasi. Misalnya: “saya kurang suka ini”, “hm.., saya menyukai rencana itu, hanya saja mungkin ada beberapa bagian yang biasa ditingkatkan” (bahasa halus dari diperbaiki), “saya punya pendapat yang berbeda yaitu….”

b)    Langsung

Berbicara langsung dengan subjek yang bersangkutan dan tidak membawa masalah ke orang lain yang tidak berhubungan.

c)     Jujur

Berkata jujur agar dapat dipercaya.

d)    Tepat dalam bersikap

Pastikan memperhitungkan nilai sosial dalam berbicara.

e)     Tanyakan umpan balik

Menanyakan umpan balik menjadi bukti bahwa anda lebih mengutarakan pendapat daripada perintah. Misalnya: “Apakah sudah jelas? Atau ada pertanyaan?”

4)    Membangun asertif dalam manajemen waktu

Dalam membangun asertivitas terdapat beberapa pendekatan yang dapat ditempuh. Salah satunya adalah Formula 3A sebagai berikut.

a)     Appreciation

Appreciation berarti menunjukkan penghargaan terhadap kehadiran orang lain, dan tetap memberikan perhatian sampai pada batas-batas tertentu terhadap apa yang terjadi pada diri mereka.

b)    Acceptance

Acceptance adalah perasaan mau menerima, memberikan arti sangat positif terhadap perkembangan kepribadian seseorang, yaitu menjadi pribadi yang terbuka dan dapat menerima orang lain sebagaimana keberadaan diri mereka masing-masing.

c)     Accommodating

Menunjukkan sikap ramah kepada semua orang, tanpa terkecuali, merupakan perilaku yang sangat positif.

5)    Teknik-teknik manajemen waktu berdasarkan asertif

Terdapat beberapa teknik manajemen atau strategi waktu asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik.

a)     Memberikan Umpan Balik

Membiarkan orang lain tahu bagaimana anda merespon perilaku mereka dapat membantu menghindari kesalahpahaman dan membantu menyelesaikan konflik yang tidak dapat dihindari dalam suatu hubungan. Kriteria umpan balik yang bermanfaat sebagai berikut.

(1) Umpan balik difokuskan pada perilaku seseorang bukan kepribadiannya. Memfokuskan pada perilaku dapat mengarahkan umpan balik kepada sesuatu yang dapat diubah oleh seseorang individu.

(2) Umpan balik bersifat deskripsi bukan evaluatif

Menjelaskan apa yang telah dikatakan atau dilakukan berkesan lebih baik tidak mengancam dibandingkan dengan menghakimi mengapa sesuatu dilakukan (yang dilakukan berdasarkan asumsi anda).

(3) Umpan balik berfokus pada reaksi anda sendiri bukan maksud orang lain.

Menyalahkan atau menganggap ada maksud buruk dibalik perilaku orang lain bukan merupakan umpan balik yang konstruktif.

(4)  Umpan balik bersifat spesifik bukan umum

Umpan balik berfokus pada perilaku yang baru saja terjadi dan menghindari mengungkit perilaku dimasa lalu. Umpan balik juga tidak boleh menyamaratakan atau terlalu jauh dari peristiwa spesifik yang telah membuat anda kesal.

(5) Umpan balik difokuskan pada penyelesaian masalah

Bukan bertujuan untuk melampiaskan kemarahan. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan suatu masalah yang timbul pada suatu hubungan sehingga hubungan tersebut dapat berkembang lebih baik.

(6) Umpan balik disampaikan secara pribadi

b)    Meminta umpan balik dari orang lain

Seperti yang telah dijelaskan di point a), kita perlu berlatih memberikan umpan balik kepada orang lain dengan tepat. Pada saat yang bersamaan kita juga harus mengundang umpan balik dari orang lain untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal.

c)     Menentukan batasan

Bertindak asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil tanggung jawab untuk keputusan yang diambil mengenai bagaimana menghabiskan sumber daya pribadi tanpa merasa marah kepada orang lain yang memohon/mengajukan permintaan tertentu kepada anda. Bertindak asertif dengan menentukan batasan tidak berarti bahwa anda berhenti berkata “ya” terhadap semua permintaan

d)    Membuat permintaan

Meminta sesuatu yang anda inginkan dari orang lain secara langsung juga diperlukan pada hubungan yang sehat. Jika anda berada pada posisi manajemen, menyatakan dengan jelas apa yang diharapkan orang lain adalah suatu bagian yang penting untuk mencapai tujuan organisasi. Pada hubungan yang sederajat, membuat peermintaan, termasuk meminta pertolongan merupakan suatu bagian penting dari komunikasi yang jujur. Kita harus percaya bahwa orang lain akan dapat merespon permintaan kita secara asertif, termasuk berkata “tidak”. Jadi, kita tidak perlu bereaksi berlebihan ketika seseorang menolak permintaan kita dengan cara yang asertif.

e)     Berlaku Persisten

Salah satu aspek penting dalam perilaku asertif adalah persisten untuk menjamin bahwa hak-hak anda dihargai.

f)      Membingkai kembali

Bingkai adalah “jalan pintas kognitif yang digunakan orang untuk membuat suatu informasi yang kompleks menjadi masuk akal” (Kaufam et al, 2003). Teknik pembingkaian kembali (refarming) yang dijelaskan oleh Kaufam, dkk termasuk:

(1) Fokus pada membangun komunikasi yang efektif untuk suatu kelompok/set tujuan yang terbatas.

(2) Menguji validitas/keabsahan perspektif orang lain.

(3) Menentukan dimana kesamaan pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-sama dan fokus pada hasil yang diinginkan dengan perspektif jangka panjang.

(4) Mengenali kesempatan untuk mencari solusi-solusi yang belum dieksplorasikan/dipikirkan lebih mendalam dan kesempatan-kesempatan yang dapat saling ditawarkan (trade-off) atau kompromi-kompromi.

(5) Mengenali perbedaan yang tidak bisa dijembatani dan pada saat yang bersamaan mencari tindakan yang masih bisa diambil untuk mengurangi konflik.

g)     Mengabaikan provokasi

Konflik interpersonal dapat memunculkan berbagai metode untuk “menang” dengan cara menghina atau mengintimidasi orang lain.

h)    Merespon Kritik

Bagi sebagain orang, kritik benar-benar membuat diri hancur karena kita biasanya memegang dua keyakinan irasional yang umum:

(1) Bahwa kita harus disayangi atau diakui oleh semua orang yang kita kenal.

(2) Bahwa kita harus benar-benar kompeten/mampu dalam segala hal yang kita lakukan tanpa pernah melakukan kesalahan.

BAB 3

Pengertian Otomatisasi Kantor

Sistem otomatisasi kantor ( dalam bahasa inggris : office Automation sehingga disingkat OA) di definisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi. Berikut ini merupakan konsep otomatisasi kantor.

a.     Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

b.     Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

c.      Otomatisasi menudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

d.     Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

e.      Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Merencanakan Penerapan Otomatisasi Administrasi Perkantoran

Konsep-konsep otomatisasi perkantoran yang perlu dipahami dalam merencanakan penerapan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut.

1.     Proses yang terjadi pada perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2.     Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3.     Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4.     Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5.     Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Dengan memahami konsep-konsep tersebut, kita dapat merencanakan penerapan otomatisasi dengan baik. Selain itu, kita juga perlu untuk mempertimbangkan dampak yang akan terjadi serta mengambil langkah antisipasi agar dampak buruk dari otomatisasi perkantoran dapat dihindari.

Tahapan yang bisa dilakukan untuk menerapkan otomatisasi perkantoran sebagai berikut.

1.     Menyiapkan sumber daya komputer.

2.     Menyiapkan akses ke sumber daya informasi (intranet atau internet).

3.     Menyiapkan perlengkapan non komputer.

4.     Memanfaatkan konferensi telepon.

5.     Melakukan pertemuan rutin untuk mengevaluasi penerapan otomatisasi dan merencanakan pengembangan berikutnya.

6.     Melakukan rutinitas kerja berbasis otomatisasi.

Dalam menerapkan otomatisasi, kita juga perlu memperhatikan prinsip kerja efektif agar dampak nuruk otomatisasi (kemalasan, pemborosan) dapat dihindari. Prinsip kerja efektif menurut Leffingwell adalah sebagai berikut.

1.     Perencanaan, merencanakan secara benar.

2.     Jadwal, pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik.

3.     Pelaksanaan, pekerjaan harus dilaksanakan dengan baik.

4.     Ukuran, hasil pekerjaan harus diukur sesuai kemampuan dan standar.

5.     Imbalan, imbalan harus sesuai yang mencakup kondisi kerja, kesehatan, pengerabangan diri, dan gaji.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

a.     Keuntungannya

Keuntungan otomatisasi perkantoran sebagai berikut.

1)    Pengurangan biaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2)    Pengurangan biaya peralatan

Telecommuter dapat berbagai peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagai sumber daya.

3)    Jaringan komunikasi formal

Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.

4)    Pengurangan penghentian kerja

Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.

5)    Kontribusi sosial

Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.

b.    Kerugiannya

Kerugian otomatisasi perkantoran sebagai berikut.

1)    Rasa tidak memiliki

Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2)    Takut kehilangan pekerjaan

Kurangnya rasa keterkatian dengan operasional perusahaan, maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/dipecat.

3)    Semangat kerja yang rendah

Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan memengaruhi semangat kerja.

4)    Ketegangan keluarga

Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para telecommuter.

Pengguna Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran diunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Namun ada empat kategori penggunaan otomatisasi perkantoran, sebagai berikut.

a.     Manajer

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

b.     Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya ( misalnya pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

c.      Sekretaris

Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

d.     Pegawai Administratif

Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat.

BAB 4

Penerapan Otomatisasi dalam Administrasi perkantoran dengan     Virtual Office

1.     Pengertian Virtual Office

Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor virtual  (virtual office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

                                    

2.     Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor

Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor, sebagai berikut :

a.     Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon, dan lain-lain.

b.     Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.  Contoh : pembuatan database(Oracle, General Ledger(informasi keuangan), EAS (system approval elektronik, dan lain-lain).

c.      Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi (ICT). Contoh : Teleconference, dan lain-lain.

3.     Cara Menerapkan Virtual Office

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut :

a.     Menyediakan sumber daya komputer.

b.     Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.

c.      Menyediakan perlengkapan nonkomputer.

d.     Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan).

e.      Menyediakan kelengkapan untuk  panggilan konferensi.

f.       Membuat jadwal pertemuan reguler.

g.     Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.

4.     Manfaat Menerapkan Virtual Office dalam Bisnis

a.     Lebih Fleksibel

Bekerja secara online akan membuat kita lebih fleksibel dalam menentukan waktu kerja. Kita bisa bekerja pagi maupun malam hari tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

b.     Hemat Biaya

Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain. Disini kita tidk diharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

c.      Banyak Pilihan Pekerjaan

Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi juga dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Bahkan pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai dikamar.

d.     Penghasilan Tidak Terbatas

Jika kita serius menjalankan pekerjaan secara online, maka penghasilan bisa menjadi tidak terbatas.  Bekerja online bisa membuat kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.

e.      Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Bekerja secara online membuat kita mempunyai waktu dengan keluarga lebih banya, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan keluarga,sehingga hubungan dengan keluarga pun menjadi lebih harmonis.

5.     Keuntungan dan Kerugian Kantor Virtual

a.     Keuntungan Kantor Virtual

Berikut ini berbagai keuntungan kantor virtual:

1)    Pengurangan baiaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagaian pegawai bekerja ditempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2)    Pengurangan biaya peralatan

Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam sutau LAN berbagi sumber daya.

3)    Jaringan komunikasi formal

Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatianpada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja dilokasi tetap.

4)    Pengurangan penghentian kerja

Bila terjadi halangan seperti  banjir dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, maka kegitan perusahaan dapat terhenti. Namun adanya kantor virtual membuat sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

5)    Kontribusi sosial

Kantor virtual memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang semula tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia, dan orang tua  dengan anak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Oleh karena itu, kantor virtual memunginkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

b.     Kerugian Kantor Virtual

Berikut ini berbagai kerugian kantor virtual.

1)    Rasa tidak memiliki

Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, maka mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2)    Takut kehilangan pekerjaan

Karena pekerjaan pegawai dialkukan terlepas dari organisasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan  bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”.

3)    Semangat kerja yang rendah

Sejumlah factor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Factor pertama adalahtidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Factor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.

4)    Ketegangan keluarga

Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meng=ingkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.